Les devis des secrétaires de mairie

Situation de départ

Chez Berger-Levrault, un logiciel de gestion utilisé par plus de 18 000 collectivités est à refaire. Ses utilisatrices, les secrétaires de mairie, gèrent tout en mairie : comptabilité, accueil des administrés, RH et paie, état civil.

Problème

Avant de dessiner le nouveau produit, il faut savoir ce qui bloque les secrétaires de mairie, y compris quand elles achètent. Depuis les bureaux de l’éditeur, on ne le voit pas.

Méthode

• Des immersions en mairie, derrière les secrétaires, pour voir leurs outils, leur quotidien et leurs problèmes.
• Une restitution à toute l’équipe, pour que chacun parte du même niveau d’information.
• Des ateliers avec des clientes volontaires, en entonnoir : d’abord le parcours d’achat, puis le travail au quotidien.
• Une user journey map du parcours d’achat : à chaque étape, leurs actions, leurs outils, ce qu’elles pensaient et ce qu’elles ressentaient.
• La validation des maquettes et des mots employés dans le produit.

« On a commencé par reprendre le chemin depuis le début : mieux connaître et comprendre qui sont nos utilisateurs, et dans quel contexte ils travaillent. » Je raconte cette méthode dans la vidéo de lancement de WeMagnus, publiée par Berger-Levrault en décembre 2023, de 3 min 37 à 5 min 47.

Résultat

Les ateliers ont fait ressortir deux freins du parcours d’achat : des devis incompris et trop complexes, et un espace client dont personne ne retrouvait le mot de passe.

• L’offre et les devis ont été refondus et simplifiés.
• L’offre se souscrit en ligne, depuis l’espace client.
• Le branchement de l’espace client à la connexion unique aux outils Berger-Levrault a été repriorisé.

Le nouveau logiciel, WeMagnus, a été conçu avec et pour les secrétaires de mairie.